Khi người lao động không còn đủ lý do hoặc khả năng để tiếp tục làm việc tại một công ty, việc xin nghỉ việc trở thành một phương án để chấm dứt hợp đồng lao động. Bạn có thể sử dụng đơn xin nghỉ việc viết tay hoặc gửi email chuyên nghiệp để thông báo quyết định này. Trong bài viết này, Vieclam1 sẽ hướng dẫn cách viết email xin nghỉ việc ngắn gọn, chuyên nghiệp kèm mẫu để bạn có thể tham khảo. Hãy cùng tìm hiểu nhé!
Contents
1. Tại sao bạn nên viết email xin nghỉ việc?
Khi bạn quyết định nghỉ việc, việc viết đơn xin nghỉ việc qua email được coi là một cách lịch sự và chính thức để bày tỏ mong muốn chấm dứt hợp đồng lao động với công ty. Điều này không chỉ là quyền lợi của bạn dựa trên luật lao động, mà còn cần tuân theo những quy định và thủ tục liên quan.
Việc viết email xin nghỉ việc chuyên nghiệp và ngắn gọn là một cách để bạn thể hiện lòng biết ơn và sự trân trọng đối với công ty và đồng nghiệp của mình. Đây cũng là một thông báo chính thức với các vị lãnh đạo và các bộ phận liên quan rằng bạn sẽ nghỉ việc ở công ty trong tương lai gần.
Khi quyết định nghỉ việc, mọi người đều muốn thực hiện quy trình này một cách trơn tru và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với sếp và đồng nghiệp. Vì vậy, việc viết email xin nghỉ việc ngắn gọn và chuyên nghiệp là điều cực kỳ quan trọng.
Email là một hình thức trao đổi thông tin chuyên nghiệp trong môi trường công sở, do đó, khi quyết định nghỉ việc, bạn nên chắc chắn rằng email xin nghỉ việc của mình được viết một cách chuyên nghiệp, ngắn gọn nhưng vẫn bao quát mọi thông tin quan trọng.
2. Cách viết mail xin nghỉ việc chuyên nghiệp
Khi viết email xin nghỉ việc, cần tuân thủ nguyên tắc về sự ngắn gọn và không nên viết quá dài. Điều này đòi hỏi bạn phải tập trung vào những thông tin quan trọng và không nên dây dưa. Dưới đây là một số điểm cần chú ý khi viết email xin nghỉ việc:
Đặt tiêu đề phù hợp
Tiêu đề email nên chính xác phản ánh nội dung của bạn, đặc biệt trong trường hợp “xin nghỉ việc”.
Một cách tiếp cận chính xác và lịch sự có thể là: “Xin Nghỉ Việc – [Họ tên của bạn]”. Nếu bạn muốn thêm chức vụ hoặc vị trí của mình, bạn có thể viết thêm sau tên của mình, ví dụ: “Xin Nghỉ Việc – [Họ tên của bạn], [Chức vụ/Vị trí của bạn]”.
Điều này giúp tạo ra một tiêu đề ngắn gọn, chuyên nghiệp và lịch sự, thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với người nhận email.
Ví dụ một vài tiêu đề phù hợp cho email xin nghỉ việc:
- Nguyễn Thị Hoa – Đơn xin nghỉ việc vị trí nhân viên Nhân Viên Sale
- Thư xin nghỉ việc của Nguyễn Thị Hoa – Nhân viên Sale.
- Kính gửi: Anh/Chị [tên người nhận] – Đơn xin nghỉ việc của Nguyễn Thị Hoa.
- Thưa anh/chị [tên người nhận] – Xin thông báo về việc nghỉ việc của Nguyễn Thị Hoa.
Phần mở đầu cho mail xin thôi việc
Phần này bao gồm tên người hoặc đơn vị nhận thư xin nghỉ việc. Thường, thư xin nghỉ việc được gửi đến sếp trực tiếp, quản lý, phòng nhân sự hoặc ban lãnh đạo. Ví dụ:
Kính gửi [tên sếp hoặc tên đơn vị],
Em xin gửi đây để thông báo chính thức về quyết định nghỉ việc tại công ty với chức vụ [chức danh].
Trình bày lý do xin nghỉ việc
Đưa ra lý do khi viết email xin nghỉ việc được coi là một hành động cần thiết và chuyên nghiệp. Việc này giúp bạn thể hiện lòng biết ơn và tôn trọng công ty cũng như cấp trên của mình, đồng thời giải thích lý do bạn muốn chấm dứt hợp đồng lao động.
Lý do xin nghỉ việc cũng có thể ảnh hưởng đến quyết định của người tiếp nhận đơn xin nghỉ việc, bao gồm việc họ có chấp nhận yêu cầu nghỉ việc hay không, có thể đề nghị bạn làm việc thêm một khoảng thời gian nào đó, và có duy trì mối quan hệ tốt đẹp sau này hay không. Ví dụ, bạn có thể muốn thử thách bản thân trong một môi trường làm việc mới, hoặc vì bạn chuyển nhà tới một vị trí xa chỗ làm việc, hoặc do những tình huống gia đình cụ thể yêu cầu bạn phải quay về quê hương, hoặc do bạn cần đi du học để theo đuổi học vấn của mình…
Tuy nhiên, không phải lý do nào cũng phù hợp khi bạn viết email xin nghỉ việc. Hãy tránh những lý do tiêu cực, chỉ trích hoặc phê phán công ty, sếp hoặc đồng nghiệp. Hãy cũng tránh những lý do quá mơ hồ, không rõ ràng hoặc không được ủng hộ bằng bằng chứng. Lựa chọn lý do mang tính tích cực, khách quan và hợp lý, có thể dựa trên những tình huống cá nhân hoặc công việc cụ thể.
Hãy nắm rõ thông tin về sếp và chính sách nghỉ việc của công ty để chọn lý do phù hợp nhất khi viết email xin nghỉ việc. Tuy nhiên, sự chân thành luôn được đánh giá cao, và sếp của bạn sẽ có thể hiểu và đồng tình với lý do thật sự mà bạn muốn nghỉ việc. Do đó, hãy viết email một cách thành thật và chân thành.
Thông báo về thời gian sẽ nghỉ việc
Trong thư nghỉ việc, bạn cần rõ ràng xác định thời điểm bạn dự định nghỉ việc để giúp người quản lý của bạn sắp xếp công việc và tìm kiếm nguồn nhân lực thay thế thích hợp.
Theo quy định của Bộ Luật lao động năm 2019, người lao động cần thông báo trước ít nhất 3 ngày với hợp đồng lao động có thời hạn dưới 12 tháng, ít nhất 30 ngày với hợp đồng lao động có thời hạn từ 1-3 năm, và ít nhất 45 ngày với hợp đồng lao động vô thời hạn, trừ trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không cần báo trước.
Ngoài ra, đối với các công việc phức tạp, mà việc bàn giao, hỗ trợ người kế nhiệm mất thời gian, bạn có thể tự đề xuất để kéo dài thời gian làm việc để hỗ trợ trong quá trình chuyển giao công việc. Điều này có thể giúp bạn để lại ấn tượng tích cực với sếp và đồng nghiệp.
Báo cáo cho cấp trên về tình hình công việc hiện tại
Khi bạn quyết định nghỉ việc, chắc chắn rằng bạn sẽ để lại một số công việc chưa hoàn thành. Vì vậy, trong email xin nghỉ, hãy mô tả một cách cụ thể tình hình công việc bạn đang tiến hành để thông báo cho sếp hiểu rõ hơn, và đồng thời xác định người sẽ tiếp tục công việc một cách dễ dàng hơn.
Hơn nữa, bạn cũng nên cố gắng hoàn thành một phần công việc trong khả năng của mình và duy trì liên lạc với người nhận bàn giao để hỗ trợ khi có công việc mới nảy sinh. Điều này không chỉ thể hiện tinh thần trách nhiệm và sự chuyên nghiệp trong công việc của bạn, mà còn thể hiện tình thần đồng đội và sự sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp.
Gửi lời chào và lời cảm ơn
Hoàn thành quãng thời gian làm việc tại công ty sẽ giúp bạn tích lũy được nhiều kiến thức và kinh nghiệm quý báu. Vì vậy, việc gửi một lời cảm ơn đến sếp, ban lãnh đạo, công ty, và đồng nghiệp là điều quan trọng. Đây là cách bạn có thể kết thúc thư xin nghỉ việc một cách đơn giản và thể hiện lòng biết ơn của mình:
“Bằng lòng biết ơn và trân trọng, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến sếp, ban lãnh đạo, công ty, và toàn thể đồng nghiệp tại công ty đã luôn hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi để tôi có cơ hội phát triển trong suốt thời gian làm việc tại đây. Công ty đã trở thành một phần quan trọng trong sự nghiệp của tôi, và tôi rất tự hào về những thành tựu mà chúng ta đã đạt được cùng nhau.
Tôi xin kết thúc thư này bằng lời chúc cho công ty tiếp tục phát triển và thành công trong tương lai. Tôi cũng rất mong có cơ hội tiếp tục gặp gỡ và hợp tác với mọi người sau này.
Trân trọng,
[Tên của bạn]”
3. Những lưu ý khi gửi email xin nghỉ việc
Khi viết email xin nghỉ việc, hãy tuân theo những quy tắc và lưu ý sau đây để đảm bảo rằng bạn tạo ấn tượng chuyên nghiệp và duy trì mối quan hệ tốt với công ty:
- Chọn thời điểm thích hợp: Hãy chọn thời điểm phù hợp để thông báo việc bạn nghỉ, và nêu rõ ngày bạn dự kiến nghỉ việc (thường là ít nhất 2 tuần sau khi thông báo). Điều này giúp công ty chuẩn bị cho quá trình chuyển giao công việc.
- Sử dụng chủ đề email rõ ràng: Đặt một chủ đề email rõ ràng như “Xin Nghỉ Việc – [Họ và Tên của bạn]” để giúp người đọc hiểu nội dung của email.
- Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp: Viết email bằng ngôn ngữ chuyên nghiệp, tránh sử dụng ngôn ngữ tục tĩu hoặc không phù hợp trong tình huống này.
- Nêu lý do một cách tế nhị: Nếu bạn muốn, có thể nêu lý do bạn quyết định nghỉ việc, nhưng hãy làm điều này một cách tế nhị và không cần thiết. Tránh chỉ trích công ty hoặc đồng nghiệp trong email này.
- Cam kết hoàn thành công việc còn lại: Cam kết rằng bạn sẽ hoàn thành công việc còn lại và sẵn sàng hỗ trợ quá trình chuyển giao công việc cho người kế nhiệm. Điều này giúp đảm bảo rằng công ty không gặp khó khăn do việc bạn nghỉ việc.
- Cảm ơn và biểu đạt lòng biết ơn: Trong email, cảm ơn công ty và đồng nghiệp vì cơ hội và sự hỗ trợ mà bạn đã nhận được. Biểu đạt lòng biết ơn và tôn trọng đối với mọi người.
- Liên hệ để đảm bảo thông tin: Đưa ra thông tin liên hệ của bạn như số điện thoại để đảm bảo rằng công ty có thể liên lạc với bạn nếu cần thiết.
- Tránh viết quá dài: Email xin nghỉ việc nên ngắn gọn và tập trung vào thông điệp chính.
- Sử dụng địa chỉ email công ty: Sử dụng địa chỉ email công ty để gửi email xin nghỉ việc, đây là cách tạo ấn tượng chuyên nghiệp hơn.
- Kiểm tra lại trước khi gửi: Trước khi gửi email, hãy đảm bảo kiểm tra lại chính tả, ngữ pháp và nội dung để tránh sai sót.
4. Một số mẫu Email xin nghỉ việc bằng tiếng Việt
Mẫu email xin nghỉ việc bằng tiếng việt – Mẫu 1
Mẫu email xin nghỉ việc bằng tiếng việt – Mẫu 2
5. Một số mẫu Email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh
Mẫu email xin nghỉ việc bằng tiếng anh – Mẫu 1
Mẫu email xin nghỉ việc bằng tiếng anh – Mẫu 2
Mong rằng các hướng dẫn về cách viết email xin nghỉ việc trong bài viết của Vieclam1 có thể giúp các bạn soạn thư xin nghỉ việc qua email một cách ngắn gọn, tinh tế, và chuyên nghiệp. Nếu còn bất kỳ câu hỏi hoặc cần sự hỗ trợ nào khác thì hãy liên hệ ngay với Vieclam1 nhé!
>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách làm CV xin việc trên điện thoại ấn tượng
